Email doanh nghiệp là gì? Tại sao nên sử dụng email doanh nghiệp?

Email doanh nghiệp là gì? Lợi ích của email doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh như thế nào? Hãy cùng giải đáp thắc mắc trong bài viết sau đây nhé!

Email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp là địa chỉ email thuộc sở hữu của công ty. Điều này có nghĩa là một địa chỉ email doanh nghiệp sẽ được đặt theo cấu trúc đuôi là tên công ty hoặc tên website chứ không phải có đuôi là @gmail.com hay @yahoo.com nhưng ta vẫn thường bắt gặp. Ví dụ: nguyenvana@kdata.vn (kdata là tên công ty).

Mỗi một ID mail chuyên nghiệp không những khẳng định vị trí của một cá nhân thay mặt cho công ty mà còn đóng vai trò như một công cụ quảng cáo cho công ty. Đăng ký email doanh nghiệp chính là lợi thế để công ty của bạn xây dựng thương hiệu cũng như cả quá trình marketing.

Email doanh nghiệp hiện đang có 2 dạng:

Dạng 1: Email doanh nghiệp được cung cấp miễn phí khi sử dụng web hosting của các nhà cung cấp hosting. Nhưng đây lại không phải là một email chuyên dụng vì khả năng xác thực domain không có nên việc rơi vào spam thường xuyên là không tránh khỏi.

Dạng 2: Email doanh nghiệp được cung cấp trên hạ tầng một hoặc nhiều server riêng và nó được cài những phần mềm chuyên nghiệp để làm dịch vụ email. Đây là dạng email đã được tích hợp sẵn các phần mềm quản lý email, có khả năng xác thực domain, giúp hệ thống có khả năng pass qua các bộ lọc tới 98%.

Tại sao nên sử dụng email doanh nghiệp?

Dịch vụ email doanh nghiệp cung cấp cho doanh nghiệp các hộp thư điện thử dùng riêng có dạng tennguoidung@tencongty.com.vn. Và việc quản lý tập trung email với tên miền riêng sẽ giúp cho việc quản lý nội dung email dễ dàng hơn, tạo lòng tin với đối tác cũng như chống spam hiệu quả.

• Tăng độ tin cậy cho khách hàng về thương hiệu

Trong thời đại hiện nay, việc xây dựng thương hiệu trên Internet luôn đóng vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp, công ty.

Xét về yếu tố cạnh tranh công bằng, bên cạnh sản phẩm chất lượng thì thương hiệu cũng đóng một vai trò không hề nhỏ. Nếu thương hiệu của bạn mang lại sự tin cậy trên mọi phương diện thì chắc chắn cơ hội trở thành đơn vị dẫn đầu sẽ nằm trong tay doanh nghiệp của bạn. Ngoài ra, cũng cần phải nhắc đến các phương thức cạnh tranh không lành mạnh như hack website, email, đánh cắp thông tin,…

Trong hoạt động trao đổi thông tin với đối tác, khách hàng thông qua email, nếu email của bạn không đủ độ tin cậy chắc chắn sẽ không thể tạo dựng được lòng tin. Nếu bạn sử dụng một email cá nhân mà bất cứ ai cũng có thể có thì chứng tỏ doanh nghiệp của bạn vẫn chưa có sự đầu tư đúng đắn để tạo nên sự chuyên nghiệp cũng như độ tin cậy.

Những lỗi vô cùng đơn giản ấy có thể khiến bạn đánh mất rất nhiều cơ hội phát triển của doanh nghiệp. Có thể sản phẩm tốt nhưng nếu thiếu sự tin cậy, chuyên nghiệp thì sẽ ảnh hưởng đến kết quả của hoạt động kinh doanh.

• Bảo mật thông tin tốt, chống spam hiệu quả

Hệ thống email doanh nghiệp luôn được trang bị bộ lọc spam, chống virus nhằm giữ hộp thư của bạn luôn sạch sẽ, an toàn. Bên cạnh đó, hệ thống bảo mật này còn giúp khôi phục lại toàn bộ thông tin nếu không may xảy ra sự cố.

Đối với hệ thống email cá nhân thì điều này hoàn toàn không thể thực hiện được. Vì thế, nếu sử dụng email cho mục đích công việc thì đỏi hỏi doanh nghiệp phải trang bị hệ thống email có độ bảo mật tốt nhất. Bởi nguy cơ bị đánh cắp thông tin luôn rình rập, chỉ cần có cơ hội thì sẽ bị tấn công. Vì vậy, doanh nghiệp phải tự bảo vệ mình trước khi sự cố xảy ra.

• Tích hợp giải pháp văn phòng

Bất kỳ sự thay đổi nhân sự nào cũng đều không ảnh hưởng đến doanh nghiệp và các hoạt động trao đổi trước đó. Bộ phận quản lý nhân sự có thể dễ dàng hủy email hay lấy lại email nếu nhân viên nghỉ việc. Dịch vụ này mang lại sự bảo mật tối ưu, giúp các nhân viên trong một doanh nghiệp có ý thức hơn.

Bên cạnh đó, nhờ cùng tên miền, nhân viên trong cùng một công ty có thể tìm thấy email doanh nghiệp một cách dễ dàng. Việc thiết lập email chung hay quản lý cũng trở nên thuận tiện hơn rất nhiều.

• Khả năng cập nhật đa dạng, trên nhiều thiết bị khác nhau

Thêm một ưu điểm nổi bật của email doanh nghiệp là giao diện thông tin, có khả năng tích hợp trên mobile, tab, PC,… cho phép người dùng xử lý công việc ở bất cứ đâu, vô cùng tiện lợi, linh hoạt, tiết kiệm thời gian. Việc xây dựng thương hiệu trên internet của các doanh nghiệp đều hướng đến mục đích tiếp cận khách hàng tốt hơn, hiệu quả hơn.

• Một số lợi ích khác: